Twoja młoda firma rozwija się, a Tobie zaczyna brakować czasu na realizację wszystkich zadań? Poznaj podstawy oprogramowania HR, o których powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca, aby wydajniej zarządzać procesami i pracownikami.
Plan artykułu:
- Jakie cechy ma dobre oprogramowanie HR?
- W jakich obszarach oprogramowanie HR wesprze Twoją firmę?
- Rachunek zysków i tylko zysków!
- Podsumowanie
Jakie cechy ma dobre oprogramowanie HR?
Oprogramowanie HR to kompleksowe systemy – HRM, HRIS, HCM lub pojedyncze narzędzia, np. program do rejestracji czasu pracy. W zależności od potrzeb, firmy sięgają po nie, aby przyspieszyć realizację procesów kadrowo-płacowych i usprawnić działania HR-owe. Dobre oprogramowanie to przede wszystkim produkt, który odpowiada potrzebom Klienta, jest łatwy w obsłudze i wygodny oraz można go zintegrować z różnymi narzędziami. Oprócz tego powinien być:
- rozwijany i wspierany przez dostawcę;
- aktualizowany – pod kątem funkcjonalności, ale również przepisów prawnych;
- wyposażony w instrukcję obsługi;
- dostępny na różnych urządzeniach końcowych (komputery, tablety, smartfony).
W jakich obszarach oprogramowanie HR wesprze Twoją firmę?
PROBLEM: Organizacja pracy w prowadzonych projektach
Piszesz e-mail do pracownika X, żeby zrobił taką i taką rzecz. Cisza w eterze. Okazuje się, że zapomniałeś sobie zapisać, że X ma dziś urlop. Nikt nie może go zastąpić, bo wszyscy są zajęci. Ty też nie możesz się zająć tematem, bo zapomniałeś, że masz zaraz spotkanie działu, bo z kolei pracownik Z obchodzi dziś urodziny…
ROZWIĄZANIE:
Jeśli grozi Ci takie niekończące się pasmo niedomówień, oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi rozwiąże ten problem. Ewidencja godzin, spójny harmonogram prac z zaznaczeniem dni wolnych każdego pracownika, ze wszystkimi urlopami, zwolnieniami. Firmowy kalendarz, wypełniony spotkaniami, ale też wszystkimi istotnymi datami i rocznicami. Do tego moduł rozliczania przepracowanych godzin w wybranym projekcie.
PROBLEM: Proces rekrutacji
Szukasz pracownika, mówiłeś o tym kadrowej. Powiedziała, że znajdzie. Umieściła ogłoszenia. Znów cisza w eterze. Wpadają CV zupełnie nie pasujące do wymagań. Koszmar każdego przedsiębiorcy.
ROZWIĄZANIE:
Oprogramowanie HR często posiada wbudowany moduł ATS – Applicant Tracking System. Dzięki niemu możesz sprawnie tworzyć, publikować, kontrolować ogłoszenia o naborze. Możesz gromadzić CV kandydatów, filtrować je według potrzeb, prowadzić testy przesiewowe i ankiety. Dobre oprogramowanie zapewni Ci bazę szablonów do automatyzacji korespondencji oraz schematów ułatwiających przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych. Kilka kliknięć i już umówiłeś się z kandydatem, odpisałeś mu, ale przesłałeś ofertę. A, no i jeszcze wystarczy, że wybrany kandydat podpisze podpisem elektroniczny Twoją ofertę, jeśli ją zaakceptował.
PROBLEM: Wdrożenie pracownika
„Jak Pan/i przyjdzie, to się dowie wszystkiego na miejscu”. Najgorszy komunikat, jaki może otrzymać nowozatrudniony.
ROZWIĄZANIE:
Dzięki wykorzystaniu oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi nawiążesz korespondencję z nowo zatrudnionym pracownikiem. Przeprowadzisz go przez cały proces onboardingu, planując kolejne kroki do wykonania i sprawdzając postępy. A na koniec stworzysz w systemie ankietę, w której pracownik oceni swoje dotychczasowe doświadczenia z Twoją firmą. Nie polegaj na plotkach, opieraj wdrażanie zmian na danych.
PROBLEM: Komunikacja i rozwój pracowników
Masz na oku projekt od nowego Klienta. Okazuje się, że nie możesz go zrealizować, bo Twoi pracownicy nie mają odpowiednich umiejętności. Mieli wprawdzie się douczyć, ale jakoś tak, nikt nie sprawdzał, nikomu się nie chciało. To co, może szkolenie? Może tak, ale na szkoleniu nie pojawia się nikt. No tak! Nikt nie dostał informacji, że zmieniona została godzina spotkania! To znaczy, mówiłeś jednej osobie, ale ona nie przekazała dalej… Cóż, życie!
ROZWIĄZANIE:
Wykorzystaj oprogramowanie HR:
- Ustalaj cele firmowe i indywidualne do zrealizowania.
- Angażuj pracowników w życie firmy.
- Posługuj się wspólnym komunikatorem, zbieraj wnioski i pomysły w systemie, a nie na fruwających / przyklejanych karteczkach.
- Informuj pracowników o terminach spotkań, wymagaj potwierdzenia obecności.
- Realizuj plany rozwoju pracowników i kontroluj ich postępy.
To tylko przykładowe obszary, w jakich możesz wykorzystać oprogramowanie HR. Zanim wybierzesz odpowiedni produkt do wdrożenia w firmie, przemyśl, jakie są Twoje potrzeby. Na rynku jest dostępny tak szeroki asortyment rozwiązań, że na pewno wybierzesz coś dla siebie. Możesz zacząć od przetestowania jakieś oprogramowania w wersji demo, np. od PeopleForce, które w 2022 roku weszło na polski rynek.
Rachunek zysków i tylko zysków!
Każdy przedsiębiorca, który potrzebuje wsparcia w zarządzaniu ludźmi i procesami, znajdzie w oprogramowaniu HR funkcjonalności będące odpowiedzią na jego bolączki. Zaczynając od możliwości tworzenia spójnej, łatwo zarządzalnej pracowniczej bazy danych, przez ułatwienia w obsłudze wniosków kadrowo-płacowych, aż po zarządzanie celami.
Oprogramowanie, które przybliży Cię do punktu, gdzie decyzje o rozwoju firmy będziesz podejmować w oparciu o solidne dane – to dobry produkt.
Oprogramowanie, które sprawi, że zaoszczędzisz czas swój i pracowników, obniżysz koszty (np. pozbędziesz się papierowej dokumentacji, przechodząc na wersje elektroniczne) – to również dobry produkt.
Oprogramowanie, które pomoże Ci zbudować firmową kulturę wysokiej wydajności, gdzie podstawa to przejrzystość działań i dostępność informacji – to również dobry produkt.
Podsumowanie
O czym jeszcze musisz wiedzieć, jako początkujący posiadacz oprogramowania HR? To tylko narzędzie. Ma Ci służyć. Ma być wygodne, proste w obsłudze, czytelne w odbiorze. Ma Ci ułatwiać pracę, a nie ją komplikować. Ma Ci generować dane, raporty i analizy, dzięki którym będziesz rozwijał swój biznes. Tylko tyle, i aż tyle!