Dzisiaj zwrócimy uwagę na kilka kroków zapewniających sukces w przeprowadzce biura. Po pierwsze: niech ktoś będzie odpowiedzialny! Mówiąc prościej: uczyń jedną osobę odpowiedzialną za cały proces przeprowadzki firm Warszawa . Uczyń z tej osoby kierownika projektu, osobę, do której wszyscy zwracają się, jeśli mają obawy, zmiany lub plany, które będą miały wpływ na przeprowadzkę biura. Brak jednej osoby pełniącej funkcję kierownika projektu zmiany biura oznacza, że jesteś narażony na ryzyko wielu potencjalnych sytuacji stresowych związanych z przeprowadzką.

Pomyśl o bezpieczeństwie

Często nie jest brane pod uwagę podczas przeprowadzki, ale podczas przenoszenia należy wdrożyć, zarządzać i monitorować zabezpieczenia. Niech ktoś będzie odpowiedzialny za bezpieczeństwo fizyczne i ktoś odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych. Jeśli nie masz nikogo na miejscu, zasięgnij porady profesjonalistów. Upewnij się, że cały zespół został poinformowany o ryzyku, konsekwencjach dla bezpieczeństwa i działaniach zapobiegawczych, które można podjąć podczas przeprowadzki, aby zapewnić bezpieczeństwo pomieszczeń i systemów.

Zbuduj komunikację w zespole projektowym

Powszechna wada w wielu projektach i zespołach – brak komunikacji może zabić projekt. Miej jasny, udokumentowany plan komunikacji, w jaki sposób zespół powinien komunikować się i aktualizować innych członków zespołu w biurze w zakresie postępów, zadań i problemów. Spójrz na technologię, która wspomaga i usprawnia komunikację – na przykład czy poczta e-mail, hostowane usługi telekomunikacyjne, komunikatory lub narzędzie do współpracy w sieci mogą usprawnić komunikację w zespole?

Technologia jest Twoim przyjacielem

Jeśli technologia jest wykorzystywana prawidłowo, przeprowadzka biura może zmienić się z czasochłonnego i kosztownego koszmaru w bardzo proste ćwiczenie o niewielkim czynniku stresu. Kluczowym słowem jest tutaj „chmura” – dzięki wykorzystaniu chmury znika duża uciążliwa część ruchu Office. Prawidłowe korzystanie z hostowanych pulpitów w chmurze, poczty e-mail, telekomunikacji i udostępniania danych może zapewnić Twojej firmie dostęp do Internetu, pracę personelu i generowanie przychodów podczas przenoszenia biura. Działa również jako plan odzyskiwania po awarii, jeśli przenoszenie potrwa dłużej niż oczekiwano. Zasięgnij porady eksperta, aby upewnić się, że masz technologię chmury w swoim planie działania w zakresie IT i technologii.

Użyj procesów i list kontrolnych

Powrót do podstaw – to sprawdzone, kiedy ludzie przestrzegają udokumentowanych procesów i list kontrolnych, jakość jest zachowana. Jeśli procesy i listy kontrolne nie są używane, elementy są pomijane lub nieprawidłowo wykonywane, a jakość może szybko się pogorszyć. Upewnij się, że zespół projektowy ma zdefiniowany, udokumentowany i zakomunikowany zestaw procesów, schematów przepływu i list kontrolnych przed rozpoczęciem projektu. Mam nadzieję, że ten artykuł okazał się przydatny, a Twoja przeprowadzka biura przebiegnie pomyślnie!